النظام الأساسي للجمعية

البــاب الأول

التسميــة والتعـــاريف

الفصل الأول:

الاسم والمقر:-

مادة ( 1 ):

        تُنشأ جمعية خاصة بموظفي وزارة الخارجية بمقتضى القانون وهذا النظام.

اسم الجمعية:- ( الجمعية الثقافية – الاجتماعية لموظفي وزارة الخارجية ).

المقر الرئيسي: صنعاء، ويحق للجمعية أن تنشئ لها فروعاً حسبما تقتضيه المصلحة وبقرار من الجمعية العمومية وموافقة الجهة المختصة.

الفصل الثاني

التعاريف:

مادة ( 2 ) :

          يقصد بالألفاظ والعبارات الآتية المعنى الوارد قرين كلّ منها ما لم يقض سياق النص خلاف ذلك.

‌أ.      القانون: قانون الجمعيات.

‌ب.  الجهة المختصة: وزارة الشؤون الاجتماعية والعمل.

‌ج.    الوزير المختص: وزير الشؤون الاجتماعية والعمل.

‌د.    الجمعية: الجمعية الثقافية الاجتماعية لموظفي وزارة الخارجية.

‌ه.      النظام: النظام الأساسي للجمعية.

‌و.     الديوان: ديوان عام وزارة الخارجية.

‌ز.     الوزارة: وزارة الخارجية .

‌ح.    البنك: البنك داخل اليمن الذي يتم إيداع أموال الجمعية فيه.

الباب الثاني

أهداف الجمعية :

مادة ( 3 ) :

        تهدف الجمعية إلى:

·        توثيق الروابط والصلات بين أعضاء الجمعية.

·        تحقيق وتعزيز التكافل الاجتماعي بين موظفي وزارة الخارجية وتنمية القدرات الثقافية والرياضية للأعضاء من خلال:_

‌أ.      إنشاء صندوق التكافل الاجتماعي بشقيه ( صندوق الرعاية ) و ( صندوق القرض) ويحكمه نظام أساسي خاص.

‌ب. إنشاء نادٍ للموظفين يسمى النادي الدبلوماسي، ويعنى بالاهتمامات الثقافية والاجتماعية والرياضية، ويساعد على تعزيز الصلات بينهم.

‌ج.    إصدار مجلة تسمى ( الدبلوماسي ) لسان حال الجمعية العمومية للجمعية.

الباب الثالث

أحكام العضوية

الفصل الأول:

شروط العضوية:-

مادة ( 4 ) :

        العضوية حق لكل موظفي في الوزارة سواء كان من العاملين في ديوان عام الوزارة ومكاتبها في المحافظات أو في بعثاتنا في الخارج أو من الموظفين المحالين إلى التقاعد، شريطة أن:-

·        يمر على التحاقه بالوزارة بصورة رسمية عام كامل مع استقطاع الاشتراكات لنفس الفترة.

·        يقوم بتعبئة طلب استمرار العضوية إذا كان الموظف من المحالين إلى التقاعد.

الفصل الثاني:

واجبات العضو:

مادة ( 5 ):

          تقع على العضوية الواجبات الآتية:

·        الالتزام بالنظام الاساسي واللوائح المنظمة لنشاط الجمعية.

·        تسديد الاشتراكات الشهرية وفقاً لهذا النظام.

·        المساهمة الفاعلة في أنشطة الجمعية.

الفصل الثالث

حقوق العضو:

مادة ( 6 ):

          يتمتع العضو بالحقوق الآتية:

                                 ‌أ-         الانتخاب والترشح لعضوية الهيئة الإدارية أو لجنة الرقابة وفقاً لهذا النظام.

                               ‌ب-       الاستفادة من جميع الخدمات وأوجه العون التي تقدمها الجمعية للأعضاء.

           ‌ج-   يحق لعضو الجمعية الانسحاب من عضوية الجمعية الثقافية الاجتماعية لموظفي وزارة الخارجية وفقاً للأحكام التالية:-

1- - لا يحق للعضو الذي استفاد من صندوق القرض ( الادخار ) لأي فترة ولم يسبق له أن أسهم بدفع اشتراكاته المقررة لهذا الصندوق الانسحاب من عضوية الجمعية إلا بعد أن يمضي دورة كاملة في العمل بالخارج ( أربع سنوات ).

2- يتقدم العضو بطلب الانسحاب كتابياً إلى الهيئة الإدارية، وتقوم الهيئة الإدارية بالبت في طلب الانسحاب خلال فترة شهرين يتم خلالها التأكد من مطابقة شروط الانسحاب، وتبلغ الهيئة الإدارية العضو المنسحب كتابياً بقرارها النهائي.

3-  يحق للعضو الانسحاب عقب انتهاء فترة عمله في الخارج ( أربع سنوات )خلال فترة لا تتجاوز شهرين.

4- في حالة الموافقة على انسحاب العضو، تقوم الهيئة الإدارية باحتساب مساهماته التي دفعها في صندوق رعاية نهاية الخدمة طيلة فترة ابتعاثه ، وذلك بإعادة المبالغ المستحقة له أو استيفاء ماعليه من مبالغ للجمعية، ولا يحق للعضو المنسحب المطالبة بمساهمته في صندوق القرض أو الاشتراكات الشهرية للجمعية.

الفصل الرابع

زوال العضوية:

مادة ( 7 ):

          تزول العضوية في الجمعية بأحد الأمور الآتية:

                                 ‌أ-         الوفاة.

                               ‌ب-       الانتقال النهائي من الوزارة.

                                ‌ج-        الفصل من الوزارة.

                                ‌د-        عدم تسديد الاشتراكات لمدة ستة أشهر.

                                 ‌ه-        الانسحاب من صندوق التكافل الاجتماعي وفقاً لأحكام المادة ( 6/جـ ) من نظامه الأساسي.

الباب الرابع

هيئات الجمعية

الفصل الأول :

الجمعية العمومية:

مادة ( 8 ):

          الجمعية العمومية هي الهيئة العليا للجمعية وتتكون من جميع الأعضاء بالديوان.

مادة ( 9 ):

        تعقد الجمعية العمومية اجتماعاً عادياً مرة كل عام وذلك خلال الأسبوع الأول من شهر أغسطس إلاّ في حالة تعيين رئيس الجمعية وأمينها العام ومسئولها المالي فيقدم الاجتماع إلى شهر يونيو للنظر في :-

‌أ.      تقرير الهيئة الإدارية عن أعمال السنة.

‌ب.  التقرير المالي.

‌ج.    تقرير لجنة الرقابة.

‌د.  انتخاب أعضاء الهيئة الإدارية ولجنة الرقابة بدلاً عن الذين تم تعيينهم للعمل في إحدى بعثاتنا بالخارج أو بدلاً عن أي عضو زالت عنه هذه الصفة.

‌ه.      أي مسائل أخرى ترى الهيئة الإدارية مناقشتها.

‌و.    يحق للجمعية أن تنعقد في جلسة استثنائية في الحالات التالية:-

-        بطلب كتابي من الهيئة الإدارية بموافقة أغلبية أعضاء الهيئة الإدارية.

-   بطلب كتابي من 10% من أعضاء الجمعية العمومية أو عدد ( 50 ) عضواً منهم، على أن يقدموا للهيئة الإدارية توضيحاً للغرض من ذلك، لا يجوز أن يتعارض مع مضامين هذا النظام.

‌ز.    ينحصر الحق في التصعيد لشغل المواقع الشاغرة في الهيئة الإدارية ولجنة الرقابة من الاحتياط على النحو الآتي:

-   يتم تصعيد عدد ثلاثة أعضاء من الاحتياط لشغل المواقع الشاغرة في الهيئة الإدارية وما زاد عن تلك يتم الدعوة لانتخاب المواقع الشاغرة.

-   يتم تصعيد عضوين من الاحتياط في لجنة الرقابة وإذا تجاوزت المواقع الشاغرة ذلك يتم استبدالهم عن طريق الانتخاب.

مادة ( 10 ):

          لا تكون قرارات الجمعية العمومية نافذة إلاّ إذا صدرت في المسائل المبينة في جدول الأعمال الذي يجب أن يرفق بالدعوة إلى عقد اجتماع الجمعية العمومية.

مادة ( 11 ):

أ‌.  تتخذ قرارات الجمعية العمومية بالأغلبية البسيطة للأعضاء الحاضرين، ماعدا قرارات إدخال تعديلات في نظامها الأساسي أو عزل أحد أعضاء الهيئة الإدارية فيتخذ القرار بأغلبية ثلثي أعضاء الجمعية العمومية، أمّا في حال حل الجمعية وتصفيتها فتتخذ الجمعية العمومية قرارها بأغلبية ثلاثة أرباع أعضاء الجمعية في الداخل والخارج، على أن ترسل استمارة تصويت خاصة بذلك للأعضاء المبتعثين للعمل في الخارج، يقوم العضو بإبداء رأيه وتعميده من قبل السفارة مع إتاحة الوقت الكافي لإتمام هذه العملية .

ب‌. يحق للهيئة الإدارية توقيف أحد أعضائها بقرار مسبب بأغلبية تصويت خمسة من أعضائها وتوكل مهامه إلى من تراه الهيئة الإدارية من أعضائها ولا يمكن توقيف رئيس الجمعية إلاّ بأغلبية ثلثي أعضاء الجمعية العمومية. 

مادة ( 12 ):

        تتولى الهيئة الإدارية الدعوة لاجتماعات الجمعية العمومية، وتتم الدعوة بخطاب يرسل إلى جميع الأعضاء الذين لهم حق الحضور أو الإعلان عبر مجلة الدبلوماسي وعلى مداخل مباني الوزارة، وذلك قبل موعد الانعقاد بأسبوع على الأقل، على أن يرفق بالخطاب جدول أعمال الاجتماع إضافة إلى مضامين البنود التي يحتويها.

مادة ( 13 ):

          تكون اجتماعات الجمعية العمومية صحيحة باكتمال النصاب بحضور أغلبية أعضائها العاملين في الديوان، وفي حالة عدم اكتمال النصاب في اليوم المحدد للاجتماع يتم تأجيله إلى جلسة أخرى تعقد خلال مدة أقصاها أسبوع من تاريخ الاجتماع الأول، ويكون الاجتماع في هذه الحالة صحيحاً إذا حضره ( بأنفسهم ) خمسون عضواً أو عدد لا يقل عن 10% من الأعضاء.

مادة ( 14 ):

أ‌.   يرأس اجتماعات الجمعية العمومية رئيس الهيئة الإدارية، فإذا غاب يرأسها الأمين العام، وإن غاب الأخير يرأسها أقدم أعضاء الهيئة الإدارية درجةً.

ب‌. في حالة انعقاد الجمعية العمومية بغرض انتخاب الهيئة الإدارية فيرأس الاجتماع هيئة رئاسية منتخبة من أعضاء الجمعية العمومية الحاضرين الاجتماع تتكون من رئيس ونائب رئيس وعضوين ومقرر.

مادة ( 15 ):

        تدوّن قرارات الجمعية العمومية وتوصياتها في دفتر محاضر جلسات الجمعية ويوقع عليها الرئيس والأمين العام ومسئول السكرتارية ورئيس لجنة الرقابة، ويذكر في محضر الجلسة أسماء أعضاء الجمعية الذين لهم حق الحضور وأسماء الحاضرين بأنفسهم، كما يذكر اسم الرئيس والأمين العام والقرارات الصادرة وعدد الأصوات التي حازها كل قرار.

مادة ( 16 ):

        لا يجوز لعضو الجمعية العمومية الاشتراك في التصويت إذا كان موضوع القرار المعروض أمامها أمراً  يتعلق به أو برفع دعوى عليه أو إنهاء دعوى بينه وبين الجمعية، وكذلك كلما كانت له مصلحة شخصية في القرار المطروح.

مادة ( 17 ):

        توافي الجمعية وزارة الشؤون الاجتماعية والعمل بصورة من محضر اجتماع الجمعية العمومية خلال 15 يوماً من تاريخ الاجتماع.

مادة ( 18 ):

        تختص الجمعية العمومية بالمهام الآتية:

·        إقرار النظام الأساسي للجمعية أو لصندوق التكافل وتعديله، إذا اقتضت الضرورة لذلك على النحو المبّين في هذا النظام.

·   انتخاب الهيئة الإدارية من بين أعضائها ووفقاً للعدد المحدد في هذا النظام بالاقتراع السري المباشر وتحت إشراف مندوب من الجهة المختصة.

·        انتخاب لجنة رقابة.

·        دراسة وإقرار ميزانية الجمعية ومناقشة الحساب الختامي وإقراره وفقاً للقواعد المقرّة.

·        الموافقة على التقرير السنوي للهيئة الإدارية .

·        إقرار الاتجاهات العامة لخطة عمل الجمعية.

·   سحب الثقة من الهيئة الإدارية أو أحد أعضائها أو توقيف أو فصل أحد أعضاء الجمعية العمومية ويصدر ذلك بأغلبية ثلثي الأعضاء وفقاً لهذا النظام.

الهيئة الإدارية:-

مادة ( 19 ):

          تُشكّل الهيئة الإدارية وفقاً لما يأتي:

‌أ.   الهيئة الإدارية هم الأعضاء المنتخبون من الجمعية العمومية لإدارة الجمعية خلال الفترة الواقعة بين دورتي الانعقاد السنوي العادي للجمعية العمومية وتتشكل من سبعة أعضاء يُنتخبون من بين أعضاء الجمعية عن طريق الاقتراع السرّي المباشر.

‌ب.  يُشترط فيمن يُرشح لعضوية الهيئة الإدارية ما يأتي:

§               أن يكون مستقيم الخلق والسلوك.

§               أن يكون عضواً في صندوق التكافل الاجتماعي وساهم فيه لدورة ابتعاث كاملة ( 4 سنوات ).

§               أن لا تقل مدة بقائه للعمل بديوان عام الوزارة عند تاريخ ترشيحه عن عامين.

‌ج. مدة الهيئة الإدارية ثلاثة أعوام ولفترة واحدة وتحتسب الفترة من أول اجتماع انتخابي للجمعية العمومية لاختيار الهيئة الإدارية، ولا يحق للعضو الترشح مرة ثانية لعضوية الهيئة الإدارية إلاّ بعد مرور دورة انتخابية كاملة.

‌د.  تنتخب الهيئة الإدارية في أول اجتماع لها بعد انعقاد الجمعية العمومية رئيساً وأميناً عاماً ومسئولاً مالياً ومسئولاً اجتماعياً ومسئولاً ثقافياً ومسئولاً عن العلاقات العامة ومسئولاً عن السكرتارية. وإذا تعذّر ذلك  بين أعضاء الهيئة الإدارية فإن إسناد هذه المهام لكل منهم يتم وفق عدد الأصوات التي حصل عليها كل منهم من أعضاء الجمعية العمومية.

مادة ( 20 ):

تتولى الهيئة الإدارية الاختصاصات الآتية:-

·        إدارة شؤون الجمعية: - المالية والإدارية والاجتماعية والثقافية. وتسيير أنشطة مختلف تكوينات الجمعية.

·        المصادقة على تسمية أعضاء اللجان التخصصية التي تتكون من بين أعضاء الجمعية العمومية الذين يقترح أسمائهم في كل لجنة أحد أعضاء الهيئة الإدارية المسئول عن النشاط الذي تكونت اللجنة لتسييره.

·        تعيين موظفين لتسيير عمل الجمعية ، " كتعيين سكرتارية ثابتة".

·        تحديد مبلغ العهدة المالية المستدامة للصرف منها على المصروفات اليومية بناءً على اقتراح المسئول  المالي وموافقة الهيئة الإدارية.

·        الموافقة على الحساب الختامي عن السنة المالية المنتهية وعلى مشروع الميزانية الجديدة.

·        دعوة الجمعية العمومية العادية والاستثنائية للانعقاد حسب النظام.

·        مناقشة تقرير لجنة الرقابة المالية والمحاسب القانوني إن وجد.

·        تنفيذ خطة عمل الجمعية وضع برامج التنفيذ.

·        وضع اللوائح الداخلية للجمعية بما لا يتعارض مع هذا النظام.

·        المصادقة على قائمة رئيس وأعضاء هيئة تحرير مجلة الدبلوماسي.

·        اعتماد محاضر الجرد السنوي.

مادة ( 21 ):

                        يكون انعقاد الهيئة الإدارية مرة على الأقل كل أسبوعين للنظر في شؤون الجمعية وكل عضو  يتخلف أكثر من نصف عدد جلسات الهيئة خلال العام يعتبر مستقيلاً من الهيئة الإدارية، وللهيئة الإدارية أن تنعقد في جلسة طارئة إذا دعاها الرئيس في حالة الضرورة، أو باقتراح مسّبب ومكتوب من خمسة أعضاء، وتتخذ الهيئة الإدارية قراراتها بأغلبية الحاضرين وإذا تساوت الأصوات يُرجّح الجانب الذي شمله صوت رئيس الهيئة.

مادة ( 22 ):

          يختص رئيس الهيئة الإدارية بالمهام الآتية:-

·        تمثيل الجمعية أمام الجهات الرسمية والقضائية.

·        يعتمد قرارات الهيئة الإدارية وتوصيات اللجان المتخصصة بعد تصديق الهيئة الإدارية.

·        رئاسة اجتماعات الهيئة الإدارية واجتماعات الجمعية العمومية.

·        التوقيع على جميع المراسلات الخاصة بالجمعية والقرارات الإدارية وكذا التوقيع على العقود والاتفاقيات التي توافق عليها الهيئة الإدارية وذلك نيابة عن الجمعية.

·        التوقيع على الشيكات إلى جانب الأمين العام والمسئول المالي.

·        التوقيع على محاضر جلسات الهيئة الإدارية والقرارات الإدارية الخاصة بالموظفين الذين يعملون بالجمعية.

·        يعتبر المسئول الأول والمشرف العام على مجلة الدبلوماسي.

مادة ( 23 ):

          يختص الأمين العام بالمهام الآتية:

·        القيام بجميع أعمال الرئيس عند غيابه.

·        التوقيع على الشيكات إلى جانب الرئيس والمسئول المالي، وكذلك محاضر اجتماعات الهيئة الإدارية.

·        إعداد التقرير السنوي عن نشاط الجمعية وتقديمه إلى الهيئة الإدارية.

·        الإشراف على جميع الأعمال الإدارية واللجان المتخصصة المتفرعة عن الهيئة الإدارية.

·   مراجعة الحساب الختامي والميزانية والردود على ملاحظات مراقب الحسابات ولجنة الرقابة المالية قبل تقديمها إلى الهيئة الإدارية والجمعية العمومية.

·        القيام بالأعمال الأخرى التي يكلّفه بها رئيس الهيئة الإدارية.

مادة ( 24 ):

          يختص المسئول المالي بالمهام الآتية:

·        رئاسة اجتماعات اللجنة المالية المختصة.

·        تـسّلم جميع موارد الجمعية بموجب إيصالات رسمية وإيداعها في البنك بحساب الجمعية في موعد أقصاه أسبوع من تاريخ تسّلمها.

·        تحصيل الاشتراكات ورسوم الانتساب بإيصالات رسمية وإيداعها في البنك في الموعد المحدد.

·        تقديم تقارير مالية في كل اجتماع.

·   تنظيم الحسابات المالية وحفظ المستندات الخاصة بها بما في ذلك مسك الحسابات والدفاتر النظامية التي تشمل جميع المعاملات المالية.

·        إعداد الحساب الختامي ومرفقاته، وكذا مشروع الميزانية الجديدة وعرضه على الهيئة الإدارية.

·        صرف المبالغ المالية النقدية التي تنشأ عن التزامات الجمعية للغير ووفق التوجيهات الصادرة إليه، وعلى ضوء الوثائق التي تبرر الصرف.

·        يقوم بتوقيع الشيكات بجانب الرئيس والأمين العام وكذا التوقيع على المستندات المالية.

·        إجراء الجرد السنوي لممتلكات الجمعية.

مادة ( 25):

          يختص المسئول الثقافي والإعلامي بالمهام الآتية:

·        الإسهام إلى جانب رئيس الهيئة في الإشراف على مجلة الدبلوماسي ونشاط النادي الدبلوماسي.

·        رئاسة اللجنة الثقافية واقتراح أسماء أعضائها على الهيئة الإدارية للمصادقة عليها بما في ذلك:-

أ‌.      إعداد لائحة خاصة تنظّم عمل مجلة الدبلوماسي وكذلك إعداد الخطط لتطوير المجلة وتقديم ذلك إلى الهيئة الإدارية بهدف الإقرار.

ب‌.  تنظيم الندوات الثقافية والإعلامية والسياسية في النادي الدبلوماسي.

·        تقديم الاقتراحات إلى لهيئة الإدارية بشأن الرسوم الخاصة بالنشاط الثقافي ونشاط  النادي الدبلوماسي.

مادة ( 26 ):

          يختص المسئول الاجتماعي بالمهام الآتية:

·        رئاسة اللجنة الاجتماعية المتخصصة والمعنية بالإشراف على صندوق التكافل الاجتماعي.

·        إعداد مشروع الخطة الاجتماعية بالتنسيق مع اللجنة الاجتماعية ورفعها إلى الهيئة الإدارية للمصادقة عليها.

·        إعداد لائحة الضوابط التي تتعلق بأوجه العون الذي تقدمه الجمعية لأعضائها.

·        دراسة الحالات التي تُعرض على الهيئة الإدارية، بهدف الاستفادة من أوجه العون المختلفة، سواء في إطار النظام الأساسي للجمعية، أو في النظام الأساسي لصندوق التكافل، وإبداء الرأي بشأنها في ضوء شروط وضوابط الاستحقاق.

·        الإشراف على جوانب النشاط الاجتماعي ومتابعة سير أعماله.

·        اقتراح أسماء أعضاء اللجنة الاجتماعية ورفع ذلك إلى الهيئة الإدارية للمصادقة عليها.

مادة ( 27 ):

        يختص مسئول العلاقات العامة بالمهام الآتية:-

·        العمل على تعزيز التواصل مع مختلف الجهات التي يمكن أن تقدم امتيازات لأعضاء الجمعية دون أن تتحمل الجمعية أية التزامات مالية أو قانونية وبالتنسيق مع رئيس الجمعية وموافقة الهيئة الإدارية.

·        التواصل مع الجهات والمؤسسات المماثلة للجمعية للاستفادة من تجاربها بما يخدم تحقيق أهداف الجمعية.

·        العمل على تعزيز حلقة الوصل بين الهيئة الإدارية وأعضاء الجمعية العمومية عبر تنظيم لقاءات متعددة لمناقشة مختلف القضايا التي تخدم سير العمل في الجمعية.

·        مساعدة رئيس الجمعية في ترتيب وتنظيم لقاءاته الرسمية.

مادة ( 28 ):

أ‌.     يختص مسئول السكرتارية بالآتي:-

·        التحضير لجدول أعمال الهيئة الإدارية وتوجيه الدعوة لأعضائها وتولّي أعمال سكرتارية الاجتماع، وإعداد محاضره وقراراته وتسجيلها في سجلات خاصة وعرضها على الهيئة الإدارية في الاجتماع التالي للتصديق عليها.

·        إعداد جدول أعمال الجمعية العمومية بالتنسيق مع رئيس الهيئة الإدارية والعمل على دعوتها خلال الــــ3 الأشهر التالية لانتهاء السنة المالية للجمعية، وكذا إعداد جدول أعمال الاجتماعات غير العادية.

·        حفظ جميع الأوراق والسجلات الخاصة بمحاضر الجلسات.

·        إعداد المراسلات الخاصة بالجمعية وتنظيمها.

·        ترشيح موظفي السكرتارية الثابتة والعمّال، وتقديم ذلك للهيئة الإدارية للإقرار.

الفصل الثالث

مادة ( 29):

لجنة الرقابة:

‌أ.   لجنة الرقابة: هم الأعضاء المنتخبون من الجمعية العمومية، خلال الفترة الواقعة بين دورتي الانعقاد السنوي للجمعية العمومية، شريطة أن يكون اثنين منهم من المشتغلين بالجوانب المالية.

‌ب.  يسري حكم المادة ( 19/ ب/ جـ)  بشأن شروط الترشح والمدة الزمنية لعضوية لجنة الرقابة المدة الزمنية على أعضاء لجنة الرقابة.

‌ج.    تتشكل لجنة الرقابة المالية من ( 5 ) أعضاء يتم انتخابهم من الجمعية العمومية بالاقتراع السري.

وتقوم اللجنة بالمهام الآتية:

·   الاطلاع على سجلات الجمعية وسجلات صندوق التكافل الاجتماعي ومستنداتهما، وكذا التدقيق في حساباتهما وأوجه صرفهما طبقاً للوائح المنظمة للجمعية، واللوائح المنظمة لصندوق التكافل الاجتماعي، ويكون لها الحق في طلب البيانات والإيضاحات المالية التي ترى ضرورة الحصول عليها لأداء مهمتها، ويتعين على الهيئة الإدارية تمكينها من كل ما تقدّم ذكره.

·   الاطلاع على تقرير الحساب الختامي للجمعية، وصندوق التكافل الاجتماعي ، المقدم إلى اجتماع الجمعية العمومية، وتقديم تقريرها حول ذلك.

·        في حالة عدم تمكينها من أداء مهامها، لها الحق بإخطار الجمعية العمومية بذلك لاتخاذ القرار المناسب.

‌د. يتم تكليف محاسب قانوني من قبل الهيئة  الإدارية لمراجعة إيرادات ومصروفات الجمعية وصندوق التكافل وتقديم تقرير مفصل وشامل إلى الجمعية العمومية بإشراف لجنة الرقابة ويؤدي مهامه باستقلالية تامة عن الهيئة الإدارية التي تلتزم بتقديم جميع الوثائق والبيانات المطلوبة لإعداد التقرير ويحق لأعضاء الجمعية العمومية بأغلبية أعضائها الاعتراض على تسمية المحاسب القانوني.

الفصل الرابع

سكرتارية الجمعية:

          تتولى الهيئة الإدارية للجمعية تعيين سكرتارية بناءً على اقتراح مسئول السكرتارية تتصف بقدر من الثبات وبالعدد الذي تقتضيه المساعدة في تنظيم أعمال الجمعية وحسب الآتي:-

‌أ.      تنفيذ المهام اليومية والدورية لتسيير نشاط الجمعية.

‌ب.  حفظ وثائق الجمعية بما في ذلك سجل العضوية وسجل الممتلكات العقارية والسجلات المالية.

‌ج.    التحضير للاجتماعات الدورية للهيئة ، وكذا اجتماعات الجمعية العمومية.

الباب الخامس

الأحكام المالية

الفصل الأول

الموارد المالية:

مادة ( 30):

          تتكون الموارد المالية للجمعية من الآتي:

·        الاشتراكات الشهرية، وهي المبلغ الشهري الذي يتقرر على العضو دفعه لصالح الجمعية، وقدره ألف ريال على العضو العامل بالداخل، وعشرة دولارات على العضو العامل في بعثاتنا بالخارج. ويمكن تعديل مقدار الاشتراكات على العضو العامل بالداخل تبعاً لتغيير الظروف.

·        نسبة 5% من المكافآت والأجور الإضافية التي يحصل عليها الأعضاء من الوزارة.

·        نسبة 2% من بدل السفر الخارجي للأعضاء العاملين في الديوان العام.

·        تبرّعات الأعضاء.

·        الدعم المقدّم من الهيئات والتبرعات غير المشروطة.

·        الإعانات المخصصة من الدولة.

·        الأرباح التي تحققت من وراء المشروعات التعاونية الخدمية.

·        المعونات المقدّمة من الوزارة.

·        عوائد استثمار موارد الجمعية.

الفصل الثاني

أوجه العون المالي الذي تقدمه الجمعية لأعضائها:

مادة ( 31):

          تتمحور أوجه العون الذي تقدمه الجمعية لأعضائها حول الحالات الآتية:-

·        زواج العضو ولمرة واحدة فقط.

·        زواج أبناء الأعضاء لأول مرة.

·        المرض الذي يتعرض له العضو أو أحد أبنائه أو زوجته ويتطلب رقوداً بالمستشفى وفقاً للضوابط التي تحددها اللائحة.

·        وفاة أي من أقارب العضو ذوي الدرجة الأولى ( الوالدين – الأبناء – الزوجة).

·        الإحالة إلى التقاعد وذلك بالنسبة للأعضاء الذين لا تشملهم مزايا صندوق الرعاية المحددة في إطار النظام الأساسي لصندوق التكافل.

·        وفاة العضو نفسه إذا حدثت الوفاة خلال فترة عمله بالداخل، وذلك من تاريخ هذا النظام.

مادة ( 32):

          تتولى الهيئة الإدارية تحديد مقدار العون الذي تقدمه الجمعية في الحالات المشار إليها في الفقرات من         ( 1 -5 ) في المادة ( 30 ) إضافة إلى وضع الضوابط المتعلقة بذلك، وذلك في إطار لائحة تفصيلية تقرها الهيئة، يتم إصدارها بقرار إداري من رئيس الجمعية، في ضوء موارد الجمعية ومصارفها المتوقعة.

مادة ( 33):

                        يكون العون الذي تقدمه الجمعية في حالة وفاة العضو العامل في ديوان عام الوزارة باستقطاع قسط يوم من راتب كل عضو بالداخل، ويعطى لورثة العضو المتوفى وفق انحصار الوراثة الذي يصدر من محكمة  مختصة، ولا يلغي هذا العون حق العضو المتوفى في استفادة ورثته من صندوق التكافل إذا شملته العضوية في الصندوق.

مادة ( 34):

·          يتم السحب من حساب الجمعية لدى البنك بشيكات تحمل توقيع الرئيس والأمين العام والمسئول المالي ولا يجوز السحب إلا لتغطية نشاطات الجمعية المحكومة بأهدافها.

·        تقدم الهيئة الإدارية للجمعية مشروع ميزانية سنوية تتضمن المصروفات المتوقعة لتغطية نشاط الجمعية بما في ذلك العهدة النقدية التي يلزم صرفها شهرياً لمواجهة أي مصاريف طارئة على أن يعرض مشروع هذه الميزانية على الجمعية العمومية للإقرار.

·        المسئول المالي: هو أمين الصندوق للجمعية.

·        للجمعية ميزانية سنوية وحساب ختامي تعتمد النظام المحاسبي الموحد في كل أعمالها.

·        تبدأ السنة المالية للجمعية في بداية شهر يوليو من كل عام لتزامن ذلك مع حركة التعيينات.

·        تُعرض الميزانية والحساب الختامي على الجمعية العمومية قبل اجتماعها بأسبوع، ومرفقاً بهما الإجراءات المبينة وفقاً للقانون.

·        في حالة تصفية الجمعية أو حلّها تؤول أموالها وممتلكاتها إلى أعضائها.